一、项目监理部资料实用性概述

监理的产品是服务，准确的说应该是“技术的管理服务”，属于无形资产；在监理过程中形成各种“资料”，转化为有形资产。监理资料在实施过程中属于信息系统的一部分，合同完成后作为监理工作成果交付，承载着监理诚信和信誉。施工阶段的监理资料有很强的规范化要求，格式上和填写都必须符合相关规定。按《建设工程监理规范》应包括28项内容，而按公司的企业标准，项目监理部监理资料基本内容应包括4大类39项内容。具体到每个项目监理部，还应考虑工程的特点、适用标准规范要求、当地质监安监部门以及业主的要求，监理资料应及时、真实、齐全，并且格式规范，分类有序。

在项目运行中，一套完整有效的监理资料系统，只是以满足归档要求是远远不够的，必须以实际工作为出发点，适当、准确的充实或补充监理资料内容，以满足过程监理工作需要。资料管理应作用日常管理工具并形成习惯，经锤炼后提升为工作标准，展现出项目监理部的特色。也就是说做资料并不只是任务，还是实现管理工作的过程，和日常工作相辅相成。如何建立一套完整的监理资料全面、有序、简洁、有效，对实际工人作起到应有的作用，使项目监理部工作更加标准化，进一步提升监理水平，是一个值得深刻探讨的课题。

二、监理资料的实用性探讨

我们应积极主动的建立资料管理体系并丰富监理资料内容，力求监理资料更具有实用性，使过程资料系统化、准确完整、分类科学、描述准确，切实发挥资料的记录、分析、见证功能，全面展示项目建设全过程，达到能够准确计量和界定责任的要求，并能积极主动积累工作经验，真正体现监理工作质量。

纯熟并恰当的应用监理资料，使之成为有效的管理工具并形成优秀的工作成果，首先应明确监理责任，履行责任情况应完整体现在资料中。监理责任大致可分为法定责任、合同责任、专业责任（即业务标准）、职业道德责任。近年来，监理的责任不断扩大，而对应的支撑权力没有增加，一旦出现问题，监理往往沦为被转嫁责任的群体。因此，在正本清原，明晰监理责任的基础上，监理资料必须有针对性、完整、有效，以维护监理声誉和自身利益，不仅有助于参建各方界清责任，也有利于行业的健康发展。

监理资料的实用性可从以下几方面进行分析和讨论

1、真实、完整反映监理单位参与工程的成果。

凡在工程监理过程中发生的各种监理行为都应记录在案，从日常巡查到专项检查，以及验收、协商、指令、记录等，都应形成书面工作成果。其中规定资料有严格的格式和填写要求，但并不一定能完全反映监理工作过程，不仅遗漏某些重要过程，甚至在某些资料里无法显示真实情况。这时项目监理部需要主动编制针对性的资料，视工程特点和监理责任确定资料内容。比如连续的大方量混凝土施工旁站记录只能满足验收评定要求，但却不能形成经验积累，当混凝土出现质量缺陷时也不能作为准确判断原因提供足够的依据。监理部可根据实际情况和要求编制适合本项目的大体积砼旁站记录资料，制定针对本项目的特殊指导和要求，分时间、区域或强度等级等记录施工情况和监理工作，一方面全面反映施工情况，一方面为旁站人员提供指导和约束，还可以总结出经验教训；再比如钢结构焊接施工中，监理验收记录只是事后审查，项目部应另行单独建立一套焊接过程监理记录及探伤结果监理记录，可以有效防止漏检并确保主动控制。

2、资料的实用性应能推进项目部管理标准化、制度化建设，力求既简洁又有效，既规范又自由，能切实指导和规范项目部工人作，又能激发监理人员的主观能动性，使工程施工过程中的管理和监督更加严格和规范，从而也促进了工程质量的提高。

3、能准确的作为工程建设过程的见证资料。

监理资料和施工技术资料是相辅相成的工程建设实录，施工资料着重于建设工程实体形成结果的记录，监理资料更着重于实体形成过程记录，利用监理资料可以见证施工技术资料编制的真实性和及时性，保证监督的全面和有效，从而可以保证资料具有保管可利用的价值。切忌和工程实际脱节，为了资料而作资料，自身尚难自圆其说，更不能起到见证作用了。

4、能为参建各方区分责任提供准确依据，解决纠纷。

建设工程复杂而不可重复，监理部在阶段性工作开展前应进行全面评估，分析各种纠纷出现的可能性和影响，针对可能造成较大纠纷的事件及时建立单独的资料体系，为处理质量事故及合同纠纷提供各方主体应当承担责任的重要依据；在协调业主与承包商发生争议和纠纷，以至仲裁、法院裁决提供客观公正的旁证材料；在涉及保护监理自身权益、规避风险时提供最具有价值的证据。可按照时间段、部位或类别编制单独的资料，例如土方开挖中可能造成索赔方面的《土方开挖特殊情况记录》、验收记录中无法体现的《质量缺陷及处理记录》、可能涉及工期索赔的《导致施工暂停及工期延误记录》等等。

5、应能作为合理结算工程价款和处理合同变更的依据。

在关于招投标方面法规和造价方面法规日益健全的背景下，合同内工程量计量和工程款支付已日益规范，虽然肯定是监理投资控制的工作重点，但却不一定是难点。相对于大多数工程项目，更加困难的可能是变更联系单的确认、零星工作量的确认、持续性工作（如降水台班）的确认、大中型项目中平行发包的各单位之间因违约造成的索赔等的审核确认工作。困难来源于三个方面，一是承包方的计量方式和结果，二是发包方的政策和可协调性，三是监理方的认证理由。专业的监理人员应掌握取证和记录技巧，确保真实、全面、清晰，注重记录、影像、纪要等过程资料。监理作为合同第三方应公正而不损害业主方利益，必须有公正的立场和坚实的证据。

6、完备的监理档案资料是组织工程竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建的重要依据。

三、监理资料实用性管理中应注重的问题

对管理制度以及对监理资料如何整理、分类、组卷、编目和各种表格的填写等公司已有规定，这里抛砖引玉谈一下感受。

总监重视是关键，其首要的任务是提高认识，端正态度，增强法制观念，把监理资料的编制与管理放在相当重要的位置，外业、内业齐抓并重，两手都要硬，作为总监工作的重要组成部分（信息管理）。

其次明确分工，制定并落实责任制。总监为项目监理部监理资料的总负责人，并指定专职或兼职资料员具体管理，专监等协助，分工负责，人人动手。总监每半个月至少检查监理资料一次，每月至少检查监理资料档案一次，发现问题责令整改，并进行跟踪检验。总监巡视记录应反映监理工作质量。

第三、全面评估工程项目、参建各方和监理责任，注重建委、质安站等地方部门的特殊要求，加强预见性工作，提高事先控制比例，在工作中处于主动地位。充分利用监理日记、记录、台帐等规范内资料，并适当建立针对性过程控制和记录资料，并尝试标准化。

第四、施工资料和监理资料进行协调性检查，竣工验收后及时整理和归档，移交给公司档案资料部门前必须由总监审核并签字。

  

                                     浙江工程建设监理公司      王志坚         王建柱

                                          《浙江建设监理》      2012年第1期